La pianificazione si definisce solitamente come la formulazione di un piano d’azione, di un programma di lavoro.
Abbiamo ben chiaro il nostro obiettivo, ci rappresentiamo mentalmente il futuro e individuiamo i mezzi e le risorse indispensabili o validi allo scopo. In pratica prevediamo e predisponiamo tutto ciò che è necessario e le modalità con le quali riteniamo di procedere.
Nelle aziende si parla moltissimo, di pianificazione. Ma tutte le persone, i professionisti, gli sportivi, per il raggiungimento dei propri obiettivi hanno bisogno di pianificare il work in progress, le manovre di avvicinamento, gli strumenti adeguati per i vari step, le operazioni utili al taglio del traguardo.
Normalmente nelle aziende si pianificano obiettivi a medio-lungo termine quindi con un orizzonte temporale di circa 3-5 anni e in relazione a questi si stabiliscono le azioni da compiere e le strategie adeguate.
Il processo di PIANIFICAZIONE prevede:
-l’analisi della situazione di partenza e della sua prevedibile evoluzione
-l’individuazione e l’esame dei punti di forza e di debolezza dell’impresa
-la redazione del piano
-la verifica e il controllo nel tempo.
All’interno di questa pianificazione è necessaria una programmazione a breve termine che attiene alle azioni da compiersi progressivamente in un lasso di tempo più ridotto: una programmazione annuale, ad esempio, con verifiche di andamento semestrale. Lo strumento utilizzato per fare programmazione è il BUDGET ovvero quel documento preventivo in cui vengono formalizzate tutte le operazioni di gestione futura per il conseguimento del risultato.
Perché è così importante l’attività di pianificazione?
-Perché la pianificazione è il trait d’union pratico tra motivazione e obiettivo: fissa la nostra tabella di marcia.
-Perché ci consente di agire in modo organizzato e ordinato, di evitare quindi spreco di tempo, procedure improvvisate, passi non ben congeniati consequenzialmente.
-Perché ci permette di gestire ogni singola attività in maniera chiara e coordinata alle altre: soprattutto negli obiettivi che coinvolgono un team la pianificazione è un riferimento fondamentale.
-Perché ottimizza la canalizzazione al risultato di tutte le risorse disponibili.
-Perché ci aiuta mentalmente a essere focalizzati sullo step senza perdere di vista l’obiettivo finale.
-Perché rappresenta quella scaletta di azioni e processi (in un rapporto causa-effetto) dalla quale sintetizzare piani operativi puntuali e mirati.
Questa sorta di tabella serrata può trasmettere un’idea di rigidità. Sappiamo invece quanto sono importanti la flessibilità e la capacità di adeguarsi velocemente ai cambiamenti. Proprio per questa ragione la pianificazione mantiene la necessaria elasticità con la programmazione intermedia e il monitoraggio che verifica l’efficacia del work in progress verso l’obiettivo.
Anzi. Proprio la pianificazione, che ci mantiene lucidi e consapevoli sul percorso e non ci fa disperdere energie in mille rivoli, è alleata del giusto state of mind per essere attivi, produttivi, recettivi.
Una pianificazione attenta tiene già nel debito conto i possibili imprevisti, le difficoltà contro cui confrontarsi, i momenti di maggiore pressing. Questo significa che adotta già tutta una serie di misure pronte all’evenienza, evita di farci spiazzare o ci aiuta a contenere lo stress da evento inaspettato.
Non solo. L’attività di pianificazione è il compagno ideale per una grande opera di intervento sulle nostre abitudini: ci semplifica il lavoro, ci fa processare le nostre attività in maniera più razionale e serena, ci mette già in mano gli strumenti d’azione.
Non dobbiamo insomma intendere e concepire la pianificazione come qualcosa che ci costringe a uno schema inviolabile ma come la mappa che ottimizza le nostre azioni!
Stefano Pigolotti