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Quanto conta davvero la pianificazione?

La pianificazione si definisce solitamente come la formulazione di un piano d’azione, di un programma di lavoro.

Abbiamo ben chiaro il nostro obiettivo, ci rappresentiamo mentalmente il futuro e individuiamo i mezzi e le risorse indispensabili o validi allo scopo. In pratica prevediamo e predisponiamo tutto ciò che è necessario e le modalità con le quali riteniamo di procedere.

Nelle aziende si parla moltissimo, di pianificazione. Ma tutte le persone, i professionisti, gli sportivi, per il raggiungimento dei propri obiettivi hanno bisogno di pianificare il work in progress, le manovre di avvicinamento, gli strumenti adeguati per i vari step, le operazioni utili al taglio del traguardo.

Normalmente nelle aziende si pianificano obiettivi a medio-lungo termine quindi con un orizzonte temporale di circa 3-5 anni e in relazione a questi si stabiliscono le azioni da compiere e le strategie adeguate.

 

Il processo di PIANIFICAZIONE prevede:

-l’analisi della situazione di partenza e della sua prevedibile evoluzione

-l’individuazione e l’esame dei punti di forza e di debolezza dell’impresa

-la redazione del piano

-la verifica e il controllo nel tempo.

 

All’interno di questa pianificazione è necessaria una programmazione a breve termine che attiene alle azioni da compiersi progressivamente in un lasso di tempo più ridotto: una programmazione annuale, ad esempio, con verifiche di andamento semestrale. Lo strumento utilizzato per fare programmazione è il BUDGET ovvero quel documento preventivo in cui vengono formalizzate tutte le operazioni di gestione futura per il conseguimento del risultato.

 

Perché è così importante l’attività di pianificazione?

 

-Perché la pianificazione è il trait d’union pratico tra motivazione e obiettivo: fissa la nostra tabella di marcia.

-Perché ci consente di agire in modo organizzato e ordinato, di evitare quindi spreco di tempo, procedure improvvisate, passi non ben congeniati consequenzialmente.

-Perché ci permette di gestire ogni singola attività in maniera chiara e coordinata alle altre: soprattutto negli obiettivi che coinvolgono un team la pianificazione è un riferimento fondamentale.

-Perché ottimizza la canalizzazione al risultato di tutte le risorse disponibili.

-Perché ci aiuta mentalmente a essere focalizzati sullo step senza perdere di vista l’obiettivo finale.

-Perché rappresenta quella scaletta di azioni e processi (in un rapporto causa-effetto) dalla quale sintetizzare piani operativi puntuali e mirati.

Questa sorta di tabella serrata può trasmettere un’idea di rigidità. Sappiamo invece quanto sono importanti la flessibilità e la capacità di adeguarsi velocemente ai cambiamenti. Proprio per questa ragione la pianificazione mantiene la necessaria elasticità con la programmazione intermedia e il monitoraggio che verifica l’efficacia del work in progress verso l’obiettivo.

Anzi. Proprio la pianificazione, che ci mantiene lucidi e consapevoli sul percorso e non ci fa disperdere energie in mille rivoli, è alleata del giusto state of mind per essere attivi, produttivi, recettivi.

Una pianificazione attenta tiene già nel debito conto i possibili imprevisti, le difficoltà contro cui confrontarsi, i momenti di maggiore pressing. Questo significa che adotta già tutta una serie di misure pronte all’evenienza, evita di farci spiazzare o ci aiuta a contenere lo stress da evento inaspettato.

Non solo.  L’attività di pianificazione è il compagno ideale per una grande opera di intervento sulle nostre abitudini: ci semplifica il lavoro, ci fa processare le nostre attività in maniera più razionale e serena, ci mette già in mano gli strumenti d’azione.

Non dobbiamo insomma intendere e concepire la pianificazione come qualcosa che ci costringe a uno schema inviolabile ma come la mappa che ottimizza le nostre azioni!

 

Stefano Pigolotti

 

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